Digitale receptie voor logistiek en transport

Efficiënt bezoekersontvangst met focus op snelheid, veiligheid en operationele efficiëntie

In de logistiek- en transportsector komen dagelijks een breed scala aan bezoekers binnen, zoals chauffeurs, leveranciers, klanten en externe inspecteurs. Een digitale receptie helpt om dit ontvangstproces te stroomlijnen en te optimaliseren: snel, veilig en gericht op de specifieke behoeften.

Ontdek onze hardware

Vraag een demo aan

Eenvoudige, snelle en veilige registratie van bezoekers

FrontAssist maakt zowel pre-registratie als zelfregistratie van bezoekers eenvoudig en veilig – ideaal voor de dynamiek in logistieke omgevingen.

Logistieke medewerkers kunnen hun bezoekers (zoals chauffeurs, transportpartners of leveranciers) vooraf aanmelden via hun eigen agenda, bijvoorbeeld Outlook. De bezoeker ontvangt vervolgens automatisch een e-mail in de huisstijl van de logistieke organisatie, met daarin een QR-code, pincode en aanvullende informatie, zoals de locatie van het los- en laadgebied of parkeeropties.

Bij aankomst meldt de bezoeker zich eenvoudig aan via de digitale receptie op locatie. Geen gedoe met papieren formulieren: ook handmatige registratie is mogelijk via het
touchscreen van de digitale receptie.

Indien gewenst kunnen bezoekers tijdens het registratieproces akkoord geven op specifieke veiligheids- of bedrijfsrichtlijnen, zoals veiligheidsprocedures, toegangsbeperkingen of specifieke richtlijnen voor transport en logistiek.

Zodra de bezoeker is ingecheckt, ontvangt de betreffende medewerker direct een melding – via e-mail, sms of telefonische verbinding. Zo weet men direct wie er is en waarvoor de bezoeker komt, waardoor er geen onnodige vertragingen optreden.

Bij vertrek kan de bezoeker op dezelfde manier uitchecken. Dit zorgt voor een actueel overzicht van wie zich in het gebouw bevindt, waar zij zich bevinden en hoelang zij daar zijn geweest, wat essentieel is voor de beveiliging en efficiëntie in de logistieke processen.

GDPR-naleving

Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.

Directe meldingen

Medewerkers ontvangen direct een melding wanneer hun gasten inchecken.

Realtime overzicht

Nauwkeurig bezoekersoverzicht op elk moment van de dag.

Telefonische verbinding

Laat bezoekers met één druk op de knop bellen met een medewerker.

Huisstijlervaring

Zowel de software, hardware én e-mails worden aangepast aan jouw bedrijfsbranding.

Hoe het werkt

In een notedop

Knop voor knop

De digitale receptie wordt geleverd in jouw huisstijl en bevat een aanpasbare headerafbeelding, een welkomstbericht en knoppen die je zelf actief en inactief kunt maken. Bezoekers kunnen een gewenste taal selecteren via de selector onderin.

Check in

Na het klikken op deze knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan inchecken met een QR-code, pincode of handmatige registratie. Bezoekers kunnen vooraf (veiligheids)instructies accepteren voordat ze inchecken.

Een greep uit de mogelijke notificaties

Check uit

Na het klikken op de knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan uitchecken met dezelfde QR/pincode of door zijn naam in te voeren als hij handmatig heeft ingecheckt. Hierdoor heb je inzicht in wie er in jouw gebouw was en wanneer.

Bezorging

Leveranciers kunnen eenvoudig een medewerker op de hoogte stellen van hun aankomst door op de leveringsknop te klikken en de ontvanger te selecteren, waarna er een notificatie wordt verstuurd.

Optioneel kan een vast contactpersoon gekoppeld worden in plaats van de optie om een contact te zoeken. Ook bieden we een knop voor voedselbezorging met dezelfde functies.

Bel receptie

Bij het klikken op deze knop start direct een telefoongesprek met een vooraf ingesteld nummer, of verschijnt er een keuzemenu met meerdere belopties. Ideaal voor onbemande recepties: bezoekers kunnen snel in contact komen met de juiste medewerker en persoonlijk contact blijft gewaarborgd.

Overzicht

Na het invoeren van een geheime code (die je zelf kunt wijzigen) op het touchscreen krijg je een overzicht van de bezoekers die vandaag zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt. Heeft een bezoeker niet uitgecheckt? Dan kun je dit direct doen.

Wi-Fi

Na het klikken op de Wi-Fi-knop kunnen bezoekers direct verbinding maken met het netwerk in jouw gebouw. Dit voorkomt dat bezoekers zelf naar een netwerk moeten zoeken of inlogcodes moeten invoeren.

Slimme navigatie binnen het logistieke terrein

Met FrontAssist kunnen bezoekers eenvoudig hun bestemming vinden, zoals specifieke docks, magazijnen of administratieve kantoren. Dit zorgt voor een efficiënte bezoekersstroom en voorkomt dat medewerkers onnodig tijd besteden aan het aanwijzen van de weg.

Informatie, instructies & toestemming

Tijdens de registratie kunnen bezoekers eenvoudig akkoord geven op documenten zoals veiligheidsrichtlijnen, toegangsinstructies of bedrijfsvoorwaarden – digitaal ondertekend. Dit biedt zowel flexibiliteit als juridische zekerheid voor de organisatie.

Toegankelijk en gebruiksvriendelijk

De digitale receptie is ontworpen voor een brede groep gebruikers, van chauffeurs tot leveranciers en andere externe partners. De interface is eenvoudig te bedienen, overzichtelijk en beschikbaar in meerdere talen. Indien nodig kan er op afstand ondersteuning worden geboden.

Real-time overzicht & rapportage

Altijd inzicht in wie zich waar bevindt binnen de logistieke locatie. Bij calamiteiten, veiligheidsincidenten of operationele aanpassingen is snel duidelijk welke bezoekers aanwezig zijn.

Rapportages voor audits, veiligheidsinspecties of operationele analyses zijn direct beschikbaar.

Geschikt voor:

• Distributiecentra
• Magazijnen
• Transportbedrijven
• Douane- en logistieke controleposten
• Vrachtterminals

Altijd in jouw huisstijl

De digitale receptie wordt volledig afgestemd op de branding van jouw organisatie. Alle communicatie, zoals e-mails, instructies en meldingen, wordt gepresenteerd in de huisstijl van jouw bedrijf, zodat bezoekers zich welkom en goed geïnformeerd voelen.

Benieuwd hoe FrontAssist jouw logistieke operatie kan ondersteunen?

Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een demo aan.