Digitale receptie voor onderwijsinstellingen

Efficiënt bezoekersontvangst met aandacht voor veiligheid, gastvrijheid en een professionele uitstraling

Onderwijsinstellingen ontvangen dagelijks een breed scala aan bezoekers: studenten, ouders, leveranciers en andere externe partijen. Een digitale receptie helpt om dit ontvangstproces te stroomlijnen en te optimaliseren: professioneel, veilig en afgestemd op de onderwijscontext.

Ontdek onze hardware

Vraag een demo aan

Eenvoudige, snelle en veilige registratie van bezoekers

FrontAssist maakt zowel pre-registratie als zelfregistratie van bezoekers eenvoudig en veilig – ideaal voor onderwijsinstellingen.

Onderwijsmedewerkers kunnen hun bezoekers (zoals ouders, studenten, gastsprekers of leveranciers) vooraf aanmelden via hun eigen agenda, bijvoorbeeld Outlook. De bezoeker ontvangt vervolgens automatisch een e-mail in de huisstijl van de onderwijsinstelling, met daarin een QR-code, pincode en praktische informatie, zoals de route naar het juiste gebouw of de parkeermogelijkheden.

Bij aankomst meldt de bezoeker zich eenvoudig aan via de digitale receptie op locatie. Geen gedoe met papieren formulieren: ook handmatige registratie is mogelijk via het touchscreen van de digitale receptie.

Indien gewenst kunnen bezoekers tijdens het registratieproces verplicht akkoord geven op specifieke huisregels, zoals veiligheidsvoorschriften, openingstijden of andere richtlijnen voor bezoekers in onderwijsomgevingen.

Zodra de bezoeker is ingecheckt, ontvangt de betreffende medewerker direct een melding – via e-mail, sms of telefonische verbinding. Zo is iedereen snel op de hoogte en verloopt het ontvangstproces soepel.

Bij vertrek kan de bezoeker op dezelfde manier uitchecken. Hierdoor heb je altijd een actueel overzicht van wie zich in het gebouw bevindt, hoe lang iemand aanwezig is geweest en bij welke afdeling of docent. Dit is essentieel voor veiligheid, privacy en voor het bijhouden van de bezettingsgraad.

GDPR-naleving

Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.

Directe meldingen

Medewerkers ontvangen direct een melding wanneer hun gasten inchecken.

Realtime overzicht

Nauwkeurig bezoekersoverzicht op elk moment van de dag.

Telefonische verbinding

Laat bezoekers met één druk op de knop bellen met een medewerker.

Huisstijlervaring

Zowel de software, hardware én e-mails worden aangepast aan jouw bedrijfsbranding.

Hoe het werkt

In een notedop

Knop voor knop

De digitale receptie wordt geleverd in jouw huisstijl en bevat een aanpasbare headerafbeelding, een welkomstbericht en knoppen die je zelf actief en inactief kunt maken. Bezoekers kunnen een gewenste taal selecteren via de selector onderin.

Check in

Na het klikken op deze knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan inchecken met een QR-code, pincode of handmatige registratie. Bezoekers kunnen vooraf (veiligheids)instructies accepteren voordat ze inchecken.

Een greep uit de mogelijke notificaties

Check uit

Na het klikken op de knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan uitchecken met dezelfde QR/pincode of door zijn naam in te voeren als hij handmatig heeft ingecheckt. Hierdoor heb je inzicht in wie er in jouw gebouw was en wanneer.

Bezorging

Leveranciers kunnen eenvoudig een medewerker op de hoogte stellen van hun aankomst door op de leveringsknop te klikken en de ontvanger te selecteren, waarna er een notificatie wordt verstuurd.

Optioneel kan een vast contactpersoon gekoppeld worden in plaats van de optie om een contact te zoeken. Ook bieden we een knop voor voedselbezorging met dezelfde functies.

Bel receptie

Bij het klikken op deze knop start direct een telefoongesprek met een vooraf ingesteld nummer, of verschijnt er een keuzemenu met meerdere belopties. Ideaal voor onbemande recepties: bezoekers kunnen snel in contact komen met de juiste medewerker en persoonlijk contact blijft gewaarborgd.

Overzicht

Na het invoeren van een geheime code (die je zelf kunt wijzigen) op het touchscreen krijg je een overzicht van de bezoekers die vandaag zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt. Heeft een bezoeker niet uitgecheckt? Dan kun je dit direct doen.

Wi-Fi

Na het klikken op de Wi-Fi-knop kunnen bezoekers direct verbinding maken met het netwerk in jouw gebouw. Dit voorkomt dat bezoekers zelf naar een netwerk moeten zoeken of inlogcodes moeten invoeren.

Slimme navigatie binnen de onderwijsinstelling

Met FrontAssist kunnen bezoekers eenvoudig hun bestemming vinden, bijvoorbeeld een collegezaal, administratiekantoor of andere specifieke afdelingen. Dit zorgt voor een vloeiende bezoekersstroom en ontlast het personeel van routevragen, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken.

Informatie, instructies & toestemming

Tijdens de registratie kunnen bezoekers specifieke huisregels, bezoekersvoorwaarden of veiligheidsrichtlijnen lezen en digitaal akkoord geven, bijvoorbeeld over hygiënevoorschriften of privacyrichtlijnen.

Toegankelijk en gebruiksvriendelijk

De digitale receptie is ontworpen voor een brede doelgroep – van studenten en ouders tot leveranciers en gastsprekers. De interface is overzichtelijk, eenvoudig te bedienen en beschikbaar in meerdere talen.

Real-time overzicht & rapportage

Altijd inzicht in wie zich waar bevindt binnen de onderwijsinstelling. Bij calamiteiten of evacuaties is snel duidelijk welke bezoekers aanwezig zijn.

Ook rapportages voor audits of kwaliteitscontrole zijn direct beschikbaar.

Geschikt voor:

• Basisscholen
• Middelbare scholen
• Hogescholen
• Universiteiten
• Onderzoeksinstituten

Altijd in jouw huisstijl

De digitale receptie wordt volledig aangepast aan de uitstraling van jouw onderwijsinstelling. Bezoekers voelen zich welkom en herkennen direct waar ze zijn!

Benieuwd hoe FrontAssist jouw onderwijsinstelling kan ondersteunen?

Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag een demo aan.