Digitale receptie voor kantoren

Professionele bezoekersregistratie met oog voor veiligheid, efficiëntie en uitstraling

Kantoren ontvangen dagelijks uiteenlopende bezoekers: klanten, sollicitanten, leveranciers en partners. Met FrontAssist stroomlijn je dit volledige ontvangstproces – professioneel, veilig en volledig in lijn met jouw bedrijfscultuur.

Ontdek onze hardware

Vraag een demo aan

Eenvoudige, snelle en veilige registratie van bezoekers

FrontAssist maakt zowel pre-registratie als zelfregistratie eenvoudig en efficiënt – perfect voor de dynamiek binnen kantooromgevingen.

Medewerkers kunnen hun bezoekers vooraf aanmelden via hun eigen agenda, zoals Outlook. De genodigde ontvangt vervolgens automatisch een e-mail in de huisstijl van jouw organisatie, inclusief een QR-code, pincode en eventuele aanvullende informatie, zoals parkeervoorzieningen of toegangsinstructies.

Bij aankomst checkt de bezoeker eenvoudig in via de digitale receptiezuil of tablet. Ook handmatige registratie is mogelijk via het touchscreen. Geen papierwerk, geen verwarring – alleen een snelle, gastvrije ontvangst.

Tijdens het registratieproces kunnen bezoekers indien gewenst akkoord geven op huisregels, een geheimhoudingsverklaring (NDA), of andere zakelijke richtlijnen. Zo ben je altijd juridisch en organisatorisch voorbereid.

Zodra een bezoeker is aangekomen, ontvangt de betreffende medewerker direct een melding – per e-mail, sms of via een telefonische verbinding. Hierdoor worden bezoekers vlot ontvangen, zonder wachttijd of verwarring aan de balie.

Bij vertrek kan de bezoeker eenvoudig uitchecken. Zo houd je altijd inzicht in wie zich op welke locatie bevindt, hoe lang iemand aanwezig is geweest en bij welk team of afdeling.

GDPR-naleving

Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.

Directe meldingen

Medewerkers ontvangen direct een melding wanneer hun gasten inchecken.

Realtime overzicht

Nauwkeurig bezoekersoverzicht op elk moment van de dag.

Telefonische verbinding

Laat bezoekers met één druk op de knop bellen met een medewerker.

Huisstijlervaring

Zowel de software, hardware én e-mails worden aangepast aan jouw bedrijfsbranding.

Hoe het werkt

In een notedop

Knop voor knop

De digitale receptie wordt geleverd in jouw huisstijl en bevat een aanpasbare headerafbeelding, een welkomstbericht en knoppen die je zelf actief en inactief kunt maken. Bezoekers kunnen een gewenste taal selecteren via de selector onderin.

Check in

Na het klikken op deze knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan inchecken met een QR-code, pincode of handmatige registratie. Bezoekers kunnen vooraf (veiligheids)instructies accepteren voordat ze inchecken.

Een greep uit de mogelijke notificaties

Check uit

Na het klikken op de knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan uitchecken met dezelfde QR/pincode of door zijn naam in te voeren als hij handmatig heeft ingecheckt. Hierdoor heb je inzicht in wie er in jouw gebouw was en wanneer.

Bezorging

Leveranciers kunnen eenvoudig een medewerker op de hoogte stellen van hun aankomst door op de leveringsknop te klikken en de ontvanger te selecteren, waarna er een notificatie wordt verstuurd.

Optioneel kan een vast contactpersoon gekoppeld worden in plaats van de optie om een contact te zoeken. Ook bieden we een knop voor voedselbezorging met dezelfde functies.

Bel receptie

Bij het klikken op deze knop start direct een telefoongesprek met een vooraf ingesteld nummer, of verschijnt er een keuzemenu met meerdere belopties. Ideaal voor onbemande recepties: bezoekers kunnen snel in contact komen met de juiste medewerker en persoonlijk contact blijft gewaarborgd.

Overzicht

Na het invoeren van een geheime code (die je zelf kunt wijzigen) op het touchscreen krijg je een overzicht van de bezoekers die vandaag zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt. Heeft een bezoeker niet uitgecheckt? Dan kun je dit direct doen.

Wi-Fi

Na het klikken op de Wi-Fi-knop kunnen bezoekers direct verbinding maken met het netwerk in jouw gebouw. Dit voorkomt dat bezoekers zelf naar een netwerk moeten zoeken of inlogcodes moeten invoeren.

Informatie, instructies & toestemming

Bezoekers kunnen tijdens registratie belangrijke documenten of richtlijnen accepteren – zoals NDA’s, huisregels of bezoekersvoorwaarden. Alles gebeurt digitaal en kan vooraf of ter plekke geregeld worden.

Toegankelijk en gebruiksvriendelijk

De interface van de digitale receptie is ontworpen voor een brede zakelijke doelgroep. Meertalig, overzichtelijk en in huisstijl. Ook externe partners en internationale gasten kunnen zich moeiteloos aanmelden.

Real-time overzicht & rapportage

Altijd actueel inzicht in wie zich in het gebouw bevindt. Ideaal bij calamiteiten, maar ook voor security-audits of bezettingsanalyses. Beheer bezoekersstromen slim, met rapportages die je eenvoudig kunt exporteren.

Altijd in jouw huisstijl

De digitale receptie wordt volledig vormgegeven in jouw branding. Zo sluit de receptie compleet aan op de professionele uitstraling van jouw organisatie.

Benieuwd hoe FrontAssist jouw kantoorlocatie kan versterken?

Neem vrijblijvend contact met ons op of plan een demo in.