Digitale receptie voor gemeenten en overheidsinstellingen

Efficiënt bezoekersontvangst met aandacht voor veiligheid, privacy en publieke dienstverlening

Gemeenten en overheidsinstellingen ontvangen dagelijks diverse bezoekers: burgers, zakenpartners, leveranciers en externe inspecteurs. Een digitale receptie helpt om dit ontvangstproces te stroomlijnen en te optimaliseren: veilig, gastvrij en afgestemd op de publieke sector.

Ontdek onze hardware

Vraag een demo aan

Eenvoudige, snelle en veilige registratie van bezoekers

FrontAssist maakt zowel pre-registratie als zelfregistratie van bezoekers eenvoudig en veilig – zorg voor professionele, en vooral snelle registratie van bezoek.

Medewerkers kunnen hun bezoekers (zoals burgers, externe consultants of vertegenwoordigers van andere overheidsinstellingen) vooraf aanmelden via hun eigen agenda, bijvoorbeeld Outlook. De bezoeker ontvangt vervolgens automatisch een e-mail in de huisstijl van de gemeente of overheidsorganisatie, met daarin een QR-code, pincode en aanvullende informatie, zoals de route naar de juiste afdeling of parkeermogelijkheden.

Bij aankomst meldt de bezoeker zich eenvoudig aan via de digitale receptie op locatie. Geen gedoe met papieren formulieren: ook handmatige registratie is mogelijk via het touchscreen van de digitale receptie.

Indien gewenst kunnen bezoekers tijdens het registratieproces akkoord geven op specifieke documenten zoals privacyverklaringen, huisregels of
vertrouwelijkheidsrichtlijnen. Dit zorgt ervoor dat de organisatie altijd juridisch voorbereid is en dat privacy van burgers gewaarborgd blijft.

Zodra de bezoeker is ingecheckt, ontvangt de betreffende medewerker direct een melding – via e-mail, sms of telefonische verbinding. Dit zorgt voor een snel en efficiënt ontvangstproces, waarbij de verantwoordelijke medewerker direct op de hoogte is van de bezoeker.

Bij vertrek kan de bezoeker op dezelfde manier uitchecken. Dit biedt een actueel overzicht van wie zich in het gebouw bevindt, bij welke afdeling en hoelang, wat van cruciaal belang is voor zowel veiligheid als administratieve doeleinden.

GDPR-naleving

Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.

Directe meldingen

Medewerkers ontvangen direct een melding wanneer hun gasten inchecken.

Realtime overzicht

Nauwkeurig bezoekersoverzicht op elk moment van de dag.

Telefonische verbinding

Laat bezoekers met één druk op de knop bellen met een medewerker.

Huisstijlervaring

Zowel de software, hardware én e-mails worden aangepast aan jouw bedrijfsbranding.

Hoe het werkt

In een notedop

Knop voor knop

De digitale receptie wordt geleverd in jouw huisstijl en bevat een aanpasbare headerafbeelding, een welkomstbericht en knoppen die je zelf actief en inactief kunt maken. Bezoekers kunnen een gewenste taal selecteren via de selector onderin.

Check in

Na het klikken op deze knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan inchecken met een QR-code, pincode of handmatige registratie. Bezoekers kunnen vooraf (veiligheids)instructies accepteren voordat ze inchecken.

Een greep uit de mogelijke notificaties

Check uit

Na het klikken op de knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan uitchecken met dezelfde QR/pincode of door zijn naam in te voeren als hij handmatig heeft ingecheckt. Hierdoor heb je inzicht in wie er in jouw gebouw was en wanneer.

Bezorging

Leveranciers kunnen eenvoudig een medewerker op de hoogte stellen van hun aankomst door op de leveringsknop te klikken en de ontvanger te selecteren, waarna er een notificatie wordt verstuurd.

Optioneel kan een vast contactpersoon gekoppeld worden in plaats van de optie om een contact te zoeken. Ook bieden we een knop voor voedselbezorging met dezelfde functies.

Bel receptie

Bij het klikken op deze knop start direct een telefoongesprek met een vooraf ingesteld nummer, of verschijnt er een keuzemenu met meerdere belopties. Ideaal voor onbemande recepties: bezoekers kunnen snel in contact komen met de juiste medewerker en persoonlijk contact blijft gewaarborgd.

Overzicht

Na het invoeren van een geheime code (die je zelf kunt wijzigen) op het touchscreen krijg je een overzicht van de bezoekers die vandaag zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt. Heeft een bezoeker niet uitgecheckt? Dan kun je dit direct doen.

Wi-Fi

Na het klikken op de Wi-Fi-knop kunnen bezoekers direct verbinding maken met het netwerk in jouw gebouw. Dit voorkomt dat bezoekers zelf naar een netwerk moeten zoeken of inlogcodes moeten invoeren.

Slimme navigatie binnen de overheidsinstelling

Met FrontAssist kunnen bezoekers eenvoudig hun bestemming vinden, of dit nu een gemeentekantoor, vergaderruimte of afdeling is. Dit zorgt voor een efficiënte bezoekersstroom en voorkomt dat medewerkers hun werk onderbroken worden door routevragen.

Informatie, instructies & toestemming

Tijdens de registratie kunnen bezoekers eenvoudig akkoord geven op documenten zoals privacyrichtlijnen, huisregels of andere formele documenten – digitaal ondertekend. Dit helpt bij het waarborgen van juridische en administratieve compliance voor overheidsinstellingen.

Toegankelijk en gebruiksvriendelijk

De digitale receptie is ontworpen voor een breed publiek, van burgers tot zakelijke partners. De interface is overzichtelijk, meertalig en eenvoudig te bedienen, wat zorgt voor een gebruiksvriendelijke ervaring voor alle bezoekers.

Real-time overzicht & rapportage

Altijd inzicht in wie zich waar bevindt binnen het overheidsgebouw. In geval van nood, zoals evacuaties of calamiteiten, is snel duidelijk welke bezoekers aanwezig zijn.

Rapportages voor audits, beveiliging of overheidsinspecties zijn direct beschikbaar.

Geschikt voor:

• Gemeentehuizen
• Provinciale kantoren
• Overheidsgebouwen
• Publieke dienstverleningslocaties
• Rechtbanken en overheidsinstanties

Altijd in jouw huisstijl

De digitale receptie wordt volledig afgestemd op de uitstraling van jouw gemeente of overheidsinstelling. Alle communicatie, zoals e-mails, instructies en meldingen, wordt gepresenteerd in de huisstijl van de organisatie, waardoor bezoekers zich direct welkom voelen en het proces professioneel verloopt.

Benieuwd hoe FrontAssist jouw gemeente of overheidsinstelling kanondersteunen?

Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een demo aan.