Digitaler Empfang für Gemeinden und staatliche Einrichtungen

Effizienter Besucherempfang unter Berücksichtigung von Sicherheit, Privatsphäre und öffentlichem Service

Gemeinden und öffentliche Einrichtungen empfangen jeden Tag eine Vielzahl von Besuchern: Bürger, Geschäftspartner, Lieferanten und externe Prüfer. Ein digitaler Empfang hilft, diesen Empfangsprozess zu rationalisieren und zu optimieren: sicher, einladend und auf den öffentlichen Sektor zugeschnitten.

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Einfache, schnelle und sichere Registrierung von Besuchern

FrontAssist macht sowohl die Vorregistrierung als auch die Selbstregistrierung von Besuchern einfach und sicher – für eine professionelle und vor allem schnelle Registrierung von Besuchern.

Mitarbeiter können ihre Besucher (z.B. Bürger, externe Berater oder Vertreter anderer Behörden) über ihren eigenen
Kalender, z.B. Outlook, vorab registrieren. Der Besucher erhält dann automatisch eine E-Mail im Hausstil der Gemeinde oder Regierungsorganisation, die einen QR-Code, einen
Pin-Code und zusätzliche Informationen enthält, z. B. den Weg zur richtigen Abteilung oder zu den Parkmöglichkeiten.

Bei der Ankunft melden sich die Besucher einfach über den digitalen Empfang vor Ort an. Kein Ärger mit Papierformularen: Die manuelle Registrierung ist auch über den Touchscreen der digitalen Rezeption
möglich.

Falls erforderlich, können Besucher während des Registrierungsprozesses bestimmten Dokumenten wie Datenschutzerklärungen, Hausregeln oder
Vertraulichkeitsrichtlinien zustimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Organisation stets rechtlich vorbereitet ist und die Privatsphäre der Bürger geschützt wird.

Sobald der Besucher eingecheckt ist, erhält der zuständige Mitarbeiter sofort eine Benachrichtigung – per E-Mail, SMS oder Telefonverbindung. Dies gewährleistet einen schnellen und effizienten
Empfangsprozess, bei dem der zuständige Mitarbeiter sofort über den Besucher informiert ist.

Beim Verlassen des Gebäudes können Besucher auf dieselbe Weise auschecken. So erhalten Sie einen aktuellen Überblick darüber, wer sich im Gebäude aufhält, in welcher Abteilung und wie lange, was sowohl für die Sicherheit als auch für die Verwaltung wichtig ist.

Einhaltung der GDPR

Keine herumliegenden Besucherlisten mehr.

Direkte Berichte

Mitarbeiter erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn ihre Gäste einchecken.

Übersicht in Echtzeit

Genaue Besucherübersicht zu jeder Tageszeit.

Telefonanschluss

Lassen Sie Besucher per Knopfdruck einen Mitarbeiter anrufen.

Erfahrung mit Corporate Identity

Sowohl die Software, die Hardware als auch die E-Mails werden an das Branding Ihres Unternehmens angepasst.

Wie es funktioniert

Kurz und bündig

Taste für Taste

Der digitale Empfang ist im Stil Ihres Hauses gehalten und umfasst ein anpassbares Kopfbild, eine Willkommensnachricht und Schaltflächen, die Sie selbst aktivieren und deaktivieren können. Besucher können die gewünschte Sprache über den Selektor am unteren Rand auswählen.

Einchecken

Nachdem Sie auf diese Schaltfläche geklickt haben, erscheint ein Bildschirm, auf dem Besucher mit einem QR-Code, einer PIN oder einer manuellen Registrierung einchecken können. Besucher können vor dem Einchecken vorab (Sicherheits-)Anweisungen akzeptieren.

Einige der möglichen Benachrichtigungen

Prüfen Sie

Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, erscheint ein Bildschirm, auf dem der Besucher mit demselben QR-/Pincode oder durch Eingabe seines Namens auschecken kann, wenn er manuell eingecheckt hat. So erhalten Sie einen Einblick, wer wann in Ihrem Gebäude war.

Lieferung

Lieferanten können ganz einfach einen Mitarbeiter über ihre Ankunft benachrichtigen, indem sie auf die Schaltfläche für die Zustellung klicken und den Empfänger auswählen, woraufhin eine Benachrichtigung gesendet wird.

Optional kann anstelle der Kontaktsuche auch ein fester Kontakt verlinkt werden. Wir bieten auch eine Schaltfläche für Essenslieferungen mit denselben Funktionen an.

Empfang anrufen

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird sofort ein Telefonanruf mit einer voreingestellten Nummer gestartet, oder es erscheint ein Auswahlmenü mit mehreren Anrufoptionen. Ideal für unbesetzte Rezeptionen: Besucher können sich schnell mit dem richtigen Mitarbeiter in Verbindung setzen und der persönliche Kontakt ist garantiert.

Übersicht

Nach Eingabe eines Geheimcodes (den Sie selbst ändern können) auf dem Touchscreen erhalten Sie eine Übersicht der Besucher, die heute eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt haben. Hat ein Besucher noch nicht ausgecheckt? Dann können Sie das sofort nachholen.

Wi-Fi

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Wi-Fi geklickt haben, können sich Besucher sofort mit dem Netzwerk in Ihrem Gebäude verbinden. So müssen die Besucher nicht mehr selbst nach einem Netzwerk suchen oder Anmeldecodes eingeben.

Intelligente Navigation innerhalb der Regierungsbehörde

Mit FrontAssist finden Besucher leicht ihr Ziel, sei es ein Gemeindebüro, ein Besprechungsraum oder eine Abteilung. Dies sorgt für einen effizienten Besucherstrom und verhindert, dass Mitarbeiter ihre Arbeit durch Wegbeschreibungen unterbrechen müssen.

Informationen, Anweisungen und Zustimmung

Bei der Registrierung können Besucher ganz einfach Dokumenten wie
Datenschutzrichtlinien, Hausregeln oder anderen formellen Dokumenten zustimmen – digital signiert. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung von Gesetzen und Verwaltungsvorschriften für Behörden zu gewährleisten.

Zugänglich und benutzerfreundlich

Der digitale Empfang ist für ein breites Publikum konzipiert, vom Bürger bis zum Geschäftspartner. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, mehrsprachig und einfach zu bedienen und bietet allen Besuchern ein benutzerfreundliches Erlebnis.

Überblick und Berichte in Echtzeit

Sie wissen immer, wer sich wo innerhalb des Regierungsgebäudes aufhält. Im Falle eines Notfalls, wie z.B. einer Evakuierung oder eines Unglücks, ist schnell klar, welche Besucher anwesend sind.

Berichte für Audits, Sicherheits- oder Regierungsinspektionen sind leicht verfügbar.

Geeignet für:

– Rathäuser
– Büros der Provinzen
– Regierungsgebäude
– Websites für den öffentlichen Dienst
– Gerichte und Regierungsbehörden

Immer im Stil Ihres Hauses

Der digitale Empfang ist vollständig auf das Erscheinungsbild Ihrer Gemeinde oder Ihrer Regierungsbehörde
zugeschnitten. Alle Mitteilungen, wie z.B. E-Mails, Anweisungen und Benachrichtigungen, werden im Hausstil der Organisation präsentiert, so dass sich Besucher sofort willkommen fühlen und der Prozess professionell abläuft.

Sie fragen sich, wie FrontAssist Ihre Gemeinde oder Regierungsbehörde unterstützen kann?

Kontaktieren Sie uns unverbindlich oder fordern Sie gleich eine Demo an.