Digitale receptie voor bedrijfsverzamelgebouwen

Professionele bezoekersregistratie voor multi tenant omgevingen – efficiënt, veilig en representatief

In bedrijfsverzamelgebouwen lopen dagelijks tientallen tot honderden bezoekers binnen, voor uiteenlopende bedrijven en doeleinden. FrontAssist stroomlijnt dit volledige ontvangstproces: efficiënt en representatief voor alle huurders.

Ontdek onze hardware

Vraag een demo aan

Eenvoudige, snelle en veilige registratie van bezoekers

FrontAssist ondersteunt zowel pre-registratie als zelfregistratie – ideaal voor gedeelde kantooromgevingen waar meerdere bedrijven onder één dak opereren.

Huurders kunnen eenvoudig hun eigen bezoekers vooraf aanmelden via hun (Outlook)agenda. De bezoeker ontvangt vervolgens automatisch een gepersonaliseerde uitnodiging, inclusief QR-code, pincode en aanvullende informatie zoals route of parkeermogelijkheden.

Bij aankomst meldt de bezoeker zich aan via een centrale digitale receptiezuil of tablet bij de entree. Handmatige registratie blijft ook mogelijk via het touchscreen.

Tijdens het registratieproces kunnen bezoekers akkoord geven op huisregels, privacyrichtlijnen of andere documenten. Dit biedt flexibiliteit én juridische zekerheid.

Zodra een bezoeker is ingecheckt, ontvangt de betreffende medewerker of organisatie direct een melding – via e-mail, sms of een telefonische verbinding. Zo weet men direct wie eraan komt, zonder tussenkomst van centrale receptiemedewerkers.

Bij vertrek checkt de bezoeker net zo eenvoudig weer uit. Hierdoor is er altijd actueel inzicht in wie zich in het gebouw bevindt, bij welk bedrijf en voor hoe lang.

GDPR-naleving

Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.

Directe meldingen

Medewerkers ontvangen direct een melding wanneer hun gasten inchecken.

Realtime overzicht

Nauwkeurig bezoekersoverzicht op elk moment van de dag.

Telefonische verbinding

Laat bezoekers met één druk op de knop bellen met een medewerker.

Huisstijlervaring

Zowel de software, hardware én e-mails worden aangepast aan jouw bedrijfsbranding.

Hoe het werkt

In een notedop

Knop voor knop

De digitale receptie wordt geleverd in jouw huisstijl en bevat een aanpasbare headerafbeelding, een welkomstbericht en knoppen die je zelf actief en inactief kunt maken. Bezoekers kunnen een gewenste taal selecteren via de selector onderin.

Check in

Na het klikken op deze knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan inchecken met een QR-code, pincode of handmatige registratie. Bezoekers kunnen vooraf (veiligheids)instructies accepteren voordat ze inchecken.

Een greep uit de mogelijke notificaties

Check uit

Na het klikken op de knop verschijnt een scherm waar de bezoeker kan uitchecken met dezelfde QR/pincode of door zijn naam in te voeren als hij handmatig heeft ingecheckt. Hierdoor heb je inzicht in wie er in jouw gebouw was en wanneer.

Bezorging

Leveranciers kunnen eenvoudig een medewerker op de hoogte stellen van hun aankomst door op de leveringsknop te klikken en de ontvanger te selecteren, waarna er een notificatie wordt verstuurd.

Optioneel kan een vast contactpersoon gekoppeld worden in plaats van de optie om een contact te zoeken. Ook bieden we een knop voor voedselbezorging met dezelfde functies.

Bel receptie

Bij het klikken op deze knop start direct een telefoongesprek met een vooraf ingesteld nummer, of verschijnt er een keuzemenu met meerdere belopties. Ideaal voor onbemande recepties: bezoekers kunnen snel in contact komen met de juiste medewerker en persoonlijk contact blijft gewaarborgd.

Overzicht

Na het invoeren van een geheime code (die je zelf kunt wijzigen) op het touchscreen krijg je een overzicht van de bezoekers die vandaag zijn ingecheckt maar nog niet zijn uitgecheckt. Heeft een bezoeker niet uitgecheckt? Dan kun je dit direct doen.

Wi-Fi

Na het klikken op de Wi-Fi-knop kunnen bezoekers direct verbinding maken met het netwerk in jouw gebouw. Dit voorkomt dat bezoekers zelf naar een netwerk moeten zoeken of inlogcodes moeten invoeren.

Slimme routering per huurder

In grotere panden met meerdere verdiepingen of units, helpt FrontAssist bezoekers snel naar de juiste bestemming te navigeren. Hiermee ontlast je gebouwbeheer en voorkom je dat medewerkers steeds opnieuw de weg moeten wijzen.

Informatie, instructies & toestemming

Tijdens de registratie kunnen bezoekers eenvoudig akkoord geven op documenten zoals huisregels, bezoekersvoorwaarden of geheimhoudingsverklaringen – digitaal ondertekend.

Toegankelijk en gebruiksvriendelijk

De digitale receptie is ontworpen voor een diverse zakelijke doelgroep, van lokale startups tot internationale klanten. Meertalig, intuïtief en volledig in huisstijl.

Real-time overzicht & rapportage

Altijd inzicht in wie zich in het gebouw bevindt, bij welk bedrijf, en hoe lang. Ideaal voor calamiteitenregistratie, beveiliging, en bezettingsanalyse. Rapportages zijn met één klik beschikbaar.

Altijd in jouw huisstijl

De digitale receptie wordt vormgegeven in de gewenste huisstijl van het verzamelgebouw, zodat de uitstraling van het pand consistent blijft. Alle communicatie, zoals e-mails, instructies en meldingen, wordt gepresenteerd in branding naar wens, waardoor bezoekers zich direct welkom voelen.

Benieuwd hoe FrontAssist jouw bedrijfsverzamelgebouw kan optimaliseren?

Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een demo aan.