Onze Software
Ontdek hoe onze software je helpt om je bezoekers op een veilige en gestroomlijnde manier te verwelkomen
FrontAssist biedt een krachtige, flexibele en gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor digitaal bezoekersontvangst. Of je nu een klein bedrijf bent of een groot, internationaal bedrijf met meerdere vestigingen, onze software is ontworpen om jouw processen te vereenvoudigen en de ervaring voor zowel bezoekers als medewerkers te verbeteren.
Wat doet onze software?
FrontAssist maakt zowel pre-registraties als zelfregistraties voor bezoekers mogelijk.
Medewerkers kunnen eenvoudig hun bezoekers uitnodigen via hun eigen (Outlook)agenda, waarna de bezoeker direct een e-mail ontvangt met een QR-code, pincode en eventuele benodigde instructies (bijvoorbeeld parkeeropties), in de huisstijl van jouw bedrijf.
Bij aankomst kunnen bezoekers snel en eenvoudig inchecken via het digitale receptiesysteem. Bezoekers kunnen zich ook handmatig registreren door de benodigde velden in te vullen.
Daarnaast kunnen bezoekers verplicht worden om veiligheids- of huisregels te accepteren tijdens de registratie.
De medewerker ontvangt een directe melding zodra de bezoeker is aangekomen, bijvoorbeeld via e-mail, sms of telefonische verbinding.
Bij vertrek kan de bezoeker op dezelfde manier uitchecken, zodat jij een precies overzicht hebt van wie er in jouw gebouw is, op welk tijdstip en hoelang.
GDPR-naleving
Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.
Directe meldingen
Medewerkers ontvangen direct een melding wanneer hun gasten inchecken.
Realtime overzicht
Nauwkeurig bezoekersoverzicht op elk moment van de dag.
Telefonische verbinding
Laat bezoekers met één druk op de knop bellen met een medewerker.
Huisstijlervaring
Zowel de software, hardware én e-mails worden aangepast aan jouw bedrijfsbranding.
Hoe het werkt
In een notedop
Knop voor knop
De digitale receptie wordt geleverd in jouw huisstijl en bevat een aanpasbare headerafbeelding, een welkomstbericht en knoppen die je zelf actief en inactief kunt maken. Bezoekers kunnen een gewenste taal selecteren via de selector onderin.
Wil je meer weten?
Aanmeldgegevens voor bezoekers
Medewerkers kunnen bezoekers vooraf een e-mail sturen met de QR- en pincode voor inchecken en uitchecken. Dit versnelt het incheckproces en zorgt ervoor dat bezoekers van tevoren weten wat ze kunnen verwachten, inclusief eventuele instructies.
Er moet één e-mailadres gekoppeld worden aan het digitale receptiesysteem. Wij bieden meet@digitalreception.app, maar je kunt ook je eigen e-mailadres gebruiken, zoals reception@bedrijfsnaam.nl. Wanneer een medewerker een uitnodiging maakt in Outlook of Google Calendar, voegt hij het receptie-e-mailadres toe naast het e-mailadres van de bezoeker(s). Deze eenvoudige actie zorgt ervoor dat de bezoeker automatisch een e-mail met registratiegegevens ontvangt, en de medewerker ontvangt een bevestiging dat de uitnodiging correct is aangemaakt en verzonden.
Het online portaal
Het online portaal biedt volledige controle over de digitale receptie. Hier kun je bezoekersregistraties beheren, meldingen instellen, medewerkers toevoegen en
instellingen aanpassen.
Je hebt toegang tot real-time overzichten van bezoekers,
inclusief in- en uitchecktijden, en kunt eenvoudig gegevens exporteren naar Excel.
Het portaal is intuïtief en veilig, en stelt je in staat om de ontvangstervaring aan te passen, zoals het aanpassen van de huisstijl en het instellen van gewenste talen.
Setup en support
Wij zorgen ervoor dat de digitale receptie volledig functioneel is en correct is geconfigureerd op het moment van installatie. Hiervoor ontvang je een formulier waarin je
de benodigde informatie kunt verstrekken.
Op basis van deze informatie zullen we de complete receptie voor je configureren, maar je kunt altijd later zelf
aanpassingen maken via het online portaal.
Naast de benodigde informatie voor de installatie bevat dit document ook verschillende handleidingen, waaronder hoe je integreert met Active Directory of hoe je een aangepast
e-mailadres instelt voor de Outlook-integratie.
Plan een demonstratie in!
Heb je vragen of wil je de software in het echt ervaren? Plan eenvoudig een demonstratie in.